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如（rú）何提高出国参展效果的几点经验（yàn）总结（jié）
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作者:design-76
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发（fā）布（bù）时间: 2016-05-05
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在日常展览业务工（gōng）作中（zhōng），笔（bǐ）者（zhě）总会碰到很多有意通（tōng）过出国展览会走向国际市场的中小（xiǎo）企（qǐ）业，但（dàn）是他们缺乏出过国参展的经验，以至（zhì）于有（yǒu）的错失了一些参展的机（jī）遇，有的（de）没有（yǒu）选对合适的展览项目（mù），有的（de）则未能（néng）做好充足（zú）的（de）准备工作就（jiù）匆（cōng）匆走（zǒu）出国门，结果参展效果不佳。在（zài）此笔者总（zǒng）结了平（píng）时（shí）参展企业（yè）最多（duō）咨询（xún）到的一些（xiē）出国参展（zhǎn）注意事项，按参展流程加以总结，希望对企（qǐ）业成（chéng）功（gōng）出国（guó）展览有所帮助。
一、选择适（shì）合企业需求的（de）展览会
一般国际上经贸类展览会根据不同的标准可以（yǐ）分（fèn）为以下几类：
按参展企业、参观观众成分构成（chéng）可以分为（wéi）国际性展览会（huì）、地区性展览会（huì）和国内（nèi）展（zhǎn）览会。较为（wéi）普遍的观点是一个国际性展览（lǎn）会其参展（zhǎn）企（qǐ）业（yè）或（huò）者参观（guān）观众至少20%以上来自外国。一般国际上著名的大型品牌（pái）展览会都是国（guó）际化程（chéng）度（dù）很高的展览会，其参展商和贸易观众的国际化比例都高（gāo）达50%以上。
按展会开放参观对象可分（fèn）为专业（yè）性（xìng）展会（huì）和公共性质展会。前者只对该（gāi）行业专业人（rén）士和买家开放，通常需要登（dēng）记注册且需购买门（mén）票；后（hòu）者对普通公众开（kāi）放。还有很多展览会（huì）采（cǎi）取介于两者之间的策略，把专业（yè）买家和（hé）公（gōng）众开放（fàng）日分开（kāi）安排。
按展出内容可分为专业（yè）性展览会和综合（hé）性（xìng）展览会（huì）。专业性展览会展出（chū）内容（róng）限（xiàn）于有限（xiàn）的特定（dìng）的（de）某个或几个行（háng）业，而综合性展（zhǎn）览会则不限展出内（nèi）容（róng），往往（wǎng）涵盖不同的行业。
根据展（zhǎn）览会现场对参展品（pǐn）处理的规定，可以分成展示性（xìng）质的（de）展览会和展卖性质（zhì）的展（zhǎn）览会。前者通（tōng）过展（zhǎn）示样品，获（huò）取专业买家的订单，但展览会现场不（bú）允许（xǔ）进行展品的零（líng）售，不允许（xǔ）出现Sale一类的（de）标志；而后者则（zé）允许参展商在展览（lǎn）会现场出售展品。
展览会的这些分类很多时候都是重叠（dié）的，譬如欧美国家的展览会很多都是国际性的、专（zhuān）业（yè）性的（观众和（hé）展品两方面）、展示性的（de），而非洲、拉美（měi）等发（fā）展中国家的展览（lǎn）会则不少是综合性（xìng）的、展卖性的。通过一个展览会（huì）的名（míng）称可以对展（zhǎn）览（lǎn）会的性质和类（lèi）别做出初步的判断，譬（pì）如“埃及泛阿（ā）拉伯/非洲塑料橡胶材料展览会”、“德国法兰克（kè）福礼品办公（gōng）用品展览会”一看（kàn）就是属于专业（yè）性展览（lǎn）会，而冠以“国际贸易（yì）博览会”、“中国贸易展览（lǎn）会”、“中国商品（pǐn）展览会”等名字的展览（lǎn）项（xiàng）目通常都是（shì）综合性质展览（lǎn）会。了（le）解这些事实的意义在于参（cān）展（zhǎn）企业（yè）选择参加什么类别（bié）和性质的展览会直接（jiē）关系到参展准备（bèi）各（gè）项业务工作的开展。
对于企业具体决策选择参加哪个展览（lǎn）会，在此有（yǒu）两（liǎng）条建议：
第一，对于欧（ōu）美发达国（guó）家市（shì）场（chǎng），当地产业分工细化（huà），展（zhǎn）览行业比较发达（dá），展览项目（mù）也随着产业发展愈分愈细（xì），因此大家应（yīng）该尽量根据（jù）自己产品的种类选择（zé）内（nèi）容相符合（hé）的专业展览会。通常大家可（kě）以通过以下途径了解该专业展览会（huì）是否符合（hé）自己企（qǐ）业的需求：
①大（dà）型展览公（gōng）司和（hé）其他（tā）展览会（huì）组织者（zhě）都会在自己的（de）网（wǎng）站上（shàng）设立具（jù）体展览项（xiàng）目的网页，在（zài）此公布该展览会（huì）详细（xì）的展品（pǐn）范围、往届展会参展商和观众数量与结构。有（yǒu）的还会请第三（sān）方统计机构根据（jù）展商及（jí）观众（zhòng）调查（chá）表做出展会统计报告（gào）并（bìng）公布参会人员对展会效果（guǒ）、主办（bàn）方服务、展商及观众质（zhì）量的评价，参展商（shāng）应该在决定参展之前认真阅读这些信（xìn）息并综（zōng）合（hé）判断这个展会是否合适。
②认真阅读（dú）招展文件。国内正规的（de）组团单位（wèi）都会（huì）在招展（zhǎn）文件（jiàn）中搜集并如实反映（yìng）上述信息，供参（cān）展企业做出正确（què）的判（pàn）断。
第二，对（duì）于亚非（fēi）拉发展中国家和新（xīn）兴市场，在缺乏（fá）专（zhuān）业展览（lǎn）会（huì）的场合下，可以（yǐ）选择参加（jiā）当（dāng）地影响力最大、观众（zhòng）人数最多、国际化程度最（zuì）高的综合性展览会（huì）或为（wéi）中国企（qǐ）业量身定制的“中国贸易展”。
二、做（zuò）好参展前的准备工作
第一，掌（zhǎng）握报名和（hé）筹（chóu）备（bèi）参（cān）展时间。很多国际展览会均在头一届展览会结（jié）束后就开始下一届招展（zhǎn）工作。每两年或三年、四年一（yī）度的（de）展览会则会在（zài）展前15-18个月即开（kāi）始报名。对中（zhōng）国的展商而言，由于牵涉到境外付款、签证申（shēn）请（qǐng）及（jí）展（zhǎn）品（pǐn）国际运输（shū）等复杂环（huán）节，最好能在展览会开幕前半（bàn）年时间就报名。热门展览会（huì）的（de）报（bào）名（míng）更是越早越好（hǎo）。很多（duō）专（zhuān）业展览会主办单位都会在企业（yè）报名后对展品的实（shí）物或者图册进行打分评测，不（bú）合（hé）格的企业最终不能获得展位。整个参展资格审核过程（chéng）往往就需要1-2个（gè）月时间。对于持因公护照申（shēn）请签证的国内主管（guǎn）部门审（shěn）批程序就需（xū）要近两个月，需要海运的展品通常在展会开幕前2个月就要（yào）运出，报名太（tài）晚显（xiǎn）然无法和其他展品一同运输，加大展品不能（néng）按时运抵（dǐ）展出（chū）的风险，同时办理出国手续（xù）时（shí）间紧张，存在无法（fǎ）按时离境的风险。因此出国参展（zhǎn）决（jué）不能和参（cān）加国内展览会（huì）那样提前1-2个月才报名。由于（yú）出国参展筹备工（gōng）作各个阶段的时（shí）间性（xìng）都特别强（qiáng），因此（cǐ）各（gè）位在出国参展筹备的整个过程中一定要高（gāo）度重视时间管（guǎn）理（lǐ），每一步工作都需要设置（zhì）最后完（wán）成时间（jiān），尽量（liàng）按照组（zǔ）团单（dān）位下发的业务流程明确的时间结（jié）点来完成（chéng）各项工作。
第（dì）二，合理做好参展预算。
通常来说，参加国外（wài）展览会的费用（yòng）包（bāo）括场地费用、展位搭建、展（zhǎn）品运输和人员费用四大块。此外还有报名费（fèi）、会刊（kān）登录费、其（qí）他杂费（譬如在德（dé）国，经AUMA认证的展览（lǎn）会还有每平方米0.6欧元的管理（lǐ）费（fèi），法兰克福的展览会还有每参展商416欧元的电子平（píng）台登（dēng）录费等（děng））等相对小额的开支。
一般（bān）组团（tuán）单位的报价都（dōu）是标准展位的费（fèi）用（yòng），意（yì）味着已经包（bāo）含了该展位（wèi）的场地租金、标准展（zhǎn）位的搭建和道具基本配备（桌、椅、地毯、一定量的架（jià）板、展（zhǎn）柜、射灯、司标板等（děng））以及（jí）基本照明（míng）电费、清洁费等。一般组团（tuán）单位都会对自（zì）己展区（qū）的标准展位进行统一（yī）风格（gé）的装修（xiū），例如我会一本都会采用比较明快（kuài）的色调，统（tǒng）一使用（yòng）CHINA和（hé）中国贸（mào）促会的标志突出中国（guó）馆整体形象以（yǐ）吸引观（guān）众。因（yīn）此（cǐ）对（duì）于（yú）希望节省成本而（ér）又醒目实用（yòng）的（de）参展（zhǎn）企业，选择（zé）标准（zhǔn）展位是最（zuì）好的办（bàn）法。当然展位（wèi）搭建开支取决于企业参展预算许可范（fàn）围和参展（zhǎn）的目的。在需要的情（qíng）况下也（yě）可以请专门（mén）的设计公司设计自己（jǐ）展位（wèi）形象（xiàng）并单（dān）独施工，这种特装（zhuāng）修一（yī）般成本都不（bú）菲，适合（hé）重（chóng）点展示自己（jǐ）形象和品牌的（de）大公司大（dà）展位。
随展团统一运输展品对企业来说是比较便（biàn）捷和节（jiē）省成本的方式，组（zǔ）展（zhǎn）单位报出（chū）的（de）展（zhǎn）品运输价格一般分（fèn）为海运价格（gé）（按（àn）照体积XX元/立（lì）方米）和空运价格（按照（zhào）总量（liàng）XX元（yuán）/公斤）两（liǎng）种方式（shì），包括从指定仓库集货起直至博览（lǎn）会（huì）展位的全程运（yùn）输费、仓储费、报关手（shǒu）续费等费用。参展（zhǎn）企业只需根据自己展品（pǐn）的情况依（yī）照报价提前计算展（zhǎn）品运输成本。需（xū）要注意的是因为展品（pǐn）类别和参展国别与地域的（de）不同，展览品关税的额度也有各自的（de）规定，组团单位一（yī）般都会根据（jù）当地海关的要气（qì）提前报价或做出合理的估算，并指导（dǎo）参展企业如何（hé）计算关税开支。
人员费用则（zé）是参展人员往返（fǎn）交通、境外餐饮、交通（tōng）及（jí）住宿等境外生（shēng）活开支（zhī），一（yī）般组团（tuán）单位都会详（xiáng）细（xì）列（liè）出各项费（fèi）用预算情况。
第三，选择（zé）适合的展品，安（ān）排好展品的包装，事先安排相（xiàng）关手续。
选择适（shì）合的展（zhǎn）品参展是境外参（cān）展获（huò）得成功（gōng）的重要保障。基本原则（zé）是展品必须符合展览会的主题和展出内容（róng），展品（pǐn）能体现自己最新技术成果（guǒ）和水平，展品（pǐn）符合当年和（hé）来年（nián）流行趋势，这样才能在（zài）展览（lǎn）会上适销对路（lù）吸引买家的眼球（qiú）。对（duì）于不同类别和特点（diǎn）的（de）展览（lǎn）会，展（zhǎn）品（pǐn）选（xuǎn）择上也有一（yī）定讲究（jiū），例如欧美专业性展览会，展品须成系列（liè）从而体现（xiàn）参展（zhǎn）商的专（zhuān）业水平，但不在于（yú）量多，主要通过（guò）展（zhǎn）示样品（pǐn）来获取订（dìng）单；但是对于一（yī）些发展（zhǎn）中国家的展（zhǎn）卖性（xìng）展览会，展（zhǎn）期通常都比较（jiào）长（10天左（zuǒ）右），参展商应充分考（kǎo）虑这（zhè）一状况，携带或（huò）发（fā）运足够量的适合当地买家的展（zhǎn）品（pǐn），从而（ér）避免展出头几（jǐ）天展品就被（bèi）抢购（gòu）一空的（de）局面。
展品必须适当包装（zhuāng），既要确保展（zhǎn）品运输途中的安全，又要尽（jìn）量避（bì）免报关时不必要的麻烦。例如如果（guǒ）可（kě）能尽量（liàng）不要使（shǐ）用原木（mù）材料的外（wài）包装，因（yīn）为很多国家对原（yuán）木包装都有熏蒸的规（guī）定；如（rú）果（guǒ）是食品类展品，还需要事先（xiān）做好（hǎo）必要的（de）检验检疫手续，取得相关（guān）凭证（zhèng）；对于大型超重的机械设备，还要（yào）提前通知（zhī）组团单位和（hé）运输代理以（yǐ）安排特殊的大型吊装搬运设备（bèi），确保装运（yùn）和卸载的安（ān）全（quán）。
第四，做好展位（wèi）布置设计规划，预定适合展品的（de）道具（jù）。
刚才已经提到，参展企（qǐ）业如果租用（yòng）标准（zhǔn）展位（wèi），一般都（dōu）已经包括了基本的道具（jù）配备。但是每家企业根据自己展品内容、企（qǐ）业文化、营（yíng）销理念、展出（chū）目标等的差异，也（yě）应（yīng）该事先对自己展位内（nèi）部的展（zhǎn）品（pǐn）摆放、内部装（zhuāng）饰（粘贴海报（bào）、悬挂各类（lèi）装饰物品等（děng））谈判区域等事先做好规划（huá）和（hé）设计（jì）。这就要求参（cān）展企业事先充分了解（jiě）自己展位的状况（展馆号和展位号、在展馆中的（de）具体位置和（hé）周边情况（kuàng）、展位开面情况、墙板高度、展（zhǎn）位总体色（sè）调等（děng））。通常在基本道具之外，组团（tuán）单位或施工单（dān）位会（huì）提供额外（wài）收费道具（jù）征订表供企业选择。对此参（cān）展企业（yè）应该精打细算，根据实际需求选（xuǎn）择（zé）。
第五，及时安排出（chū）国（guó）人员，做（zuò）好出国（guó）手续办理工作。
参展企（qǐ）业需尽（jìn）早确定出国展览专（zhuān）职（zhí）负责人员，通常由（yóu）一名公（gōng）司管理（lǐ）层人（rén）员加上一名（míng）业（yè）务销售（shòu）或（huò）设计技术人员构（gòu）成。提早充分了解目的地国签证手续时（shí）间和需要准备（bèi）的材（cái）料的具（jù）体规定。一定要注（zhù）意（yì）如（rú）实申报自己（jǐ）个（gè）人情况和以（yǐ）往（wǎng）出国（guó）记录情况，避免由于（yú）提（tí）供信息有误而（ér）造成拒签。在制作担（dān）保函、派遣函（hán）、证明函等正（zhèng）式（shì）函件（jiàn）时，一定要用公司正（zhèng）确的对外抬头纸（zhǐ）。过去我们就遇到过（guò）由（yóu）于抬（tái）头纸上电话已（yǐ）经更（gèng）换，使（shǐ）馆联系不到参展企业而（ér）拒签（qiān）的情况。
第六，设计（jì）自己参展宣传计划，邀（yāo）请（qǐng）已有客户，准备宣（xuān）传资料。
参展企业应自己（jǐ）设计一（yī）个（gè）参（cān）展（zhǎn）的宣传计划。事先应将自己的参（cān）展信息通知（zhī）当地已有的（de）客（kè）户，邀（yāo）请他（tā）们前来参观。同时企业应（yīng）事先准备好翻译好的带（dài）有（yǒu）当地语（yǔ）言的或至（zhì）少是英语的（de）宣传图册、最新产（chǎn）品的图片和介绍、新闻宣传（chuán）稿（gǎo）、带（dài）有商标（biāo）或（huò）logo的现场促销用小礼品等宣传（chuán）用品，以便现场（chǎng）接（jiē）待观（guān）众（zhòng）和新闻记者到访。
三、做好展会现场（chǎng）需加以（yǐ）注意的事项
针对展览（lǎn）会现场发（fā）现的各类对（duì）参展产生负面影响的问（wèn）题，贸促会（huì）展览部都做了（le）认（rèn）真总结（jié），编写成下面（miàn）的表（biǎo）格，随参（cān）展确认文（wén）件一同发放（fàng），作为对参展企业的指导。
一、选择适（shì）合企业需求的（de）展览会
一般国际上经贸类展览会根据不同的标准可以（yǐ）分（fèn）为以下几类：
按参展企业、参观观众成分构成（chéng）可以分为（wéi）国际性展览会（huì）、地区性展览会（huì）和国内（nèi）展（zhǎn）览会。较为（wéi）普遍的观点是一个国际性展览（lǎn）会其参展（zhǎn）企（qǐ）业（yè）或（huò）者参观（guān）观众至少20%以上来自外国。一般国际上著名的大型品牌（pái）展览会都是国（guó）际化程（chéng）度（dù）很高的展览会，其参展商和贸易观众的国际化比例都高（gāo）达50%以上。
按展会开放参观对象可分（fèn）为专业（yè）性（xìng）展会（huì）和公共性质展会。前者只对该（gāi）行业专业人（rén）士和买家开放，通常需要登（dēng）记注册且需购买门（mén）票；后（hòu）者对普通公众开（kāi）放。还有很多展览会（huì）采（cǎi）取介于两者之间的策略，把专业（yè）买家和（hé）公（gōng）众开放（fàng）日分开（kāi）安排。
按展出内容可分为专业（yè）性展览会和综合（hé）性（xìng）展览会（huì）。专业性展览会展出（chū）内容（róng）限（xiàn）于有限（xiàn）的特定（dìng）的（de）某个或几个行（háng）业，而综合性展（zhǎn）览会则不限展出内（nèi）容（róng），往往（wǎng）涵盖不同的行业。
根据展（zhǎn）览会现场对参展品（pǐn）处理的规定，可以分成展示性（xìng）质的（de）展览会和展卖性质（zhì）的展（zhǎn）览会。前者通（tōng）过展（zhǎn）示样品，获（huò）取专业买家的订单，但展览会现场不（bú）允许（xǔ）进行展品的零（líng）售，不允许（xǔ）出现Sale一类的（de）标志；而后者则（zé）允许参展商在展览（lǎn）会现场出售展品。
展览会的这些分类很多时候都是重叠（dié）的，譬如欧美国家的展览会很多都是国际性的、专（zhuān）业（yè）性的（观众和（hé）展品两方面）、展示性的（de），而非洲、拉美（měi）等发（fā）展中国家的展览（lǎn）会则不少是综合性（xìng）的、展卖性的。通过一个展览会（huì）的名（míng）称可以对展（zhǎn）览（lǎn）会的性质和类（lèi）别做出初步的判断，譬（pì）如“埃及泛阿（ā）拉伯/非洲塑料橡胶材料展览会”、“德国法兰克（kè）福礼品办公（gōng）用品展览会”一看（kàn）就是属于专业（yè）性展览（lǎn）会，而冠以“国际贸易（yì）博览会”、“中国贸易展览（lǎn）会”、“中国商品（pǐn）展览会”等名字的展览（lǎn）项（xiàng）目通常都是（shì）综合性质展览（lǎn）会。了（le）解这些事实的意义在于参（cān）展（zhǎn）企业（yè）选择参加什么类别（bié）和性质的展览会直接（jiē）关系到参展准备（bèi）各（gè）项业务工作的开展。
对于企业具体决策选择参加哪个展览（lǎn）会，在此有（yǒu）两（liǎng）条建议：
第一，对于欧（ōu）美发达国（guó）家市（shì）场（chǎng），当地产业分工细化（huà），展（zhǎn）览行业比较发达（dá），展览项目（mù）也随着产业发展愈分愈细（xì），因此大家应（yīng）该尽量根据（jù）自己产品的种类选择（zé）内（nèi）容相符合（hé）的专业展览会。通常大家可（kě）以通过以下途径了解该专业展览会（huì）是否符合（hé）自己企（qǐ）业的需求：
①大（dà）型展览公（gōng）司和（hé）其他（tā）展览会（huì）组织者（zhě）都会在自己的（de）网（wǎng）站上（shàng）设立具（jù）体展览项（xiàng）目的网页，在（zài）此公布该展览会（huì）详细（xì）的展品（pǐn）范围、往届展会参展商和观众数量与结构。有（yǒu）的还会请第三（sān）方统计机构根据（jù）展商及（jí）观众（zhòng）调查（chá）表做出展会统计报告（gào）并（bìng）公布参会人员对展会效果（guǒ）、主办（bàn）方服务、展商及观众质（zhì）量的评价，参展商（shāng）应该在决定参展之前认真阅读这些信（xìn）息并综（zōng）合（hé）判断这个展会是否合适。
②认真阅读（dú）招展文件。国内正规的（de）组团单位（wèi）都会（huì）在招展（zhǎn）文件（jiàn）中搜集并如实反映（yìng）上述信息，供参（cān）展企业做出正确（què）的判（pàn）断。
第二，对（duì）于亚非（fēi）拉发展中国家和新（xīn）兴市场，在缺乏（fá）专（zhuān）业展览（lǎn）会（huì）的场合下，可以（yǐ）选择参加（jiā）当（dāng）地影响力最大、观众（zhòng）人数最多、国际化程度最（zuì）高的综合性展览会（huì）或为（wéi）中国企（qǐ）业量身定制的“中国贸易展”。
二、做（zuò）好参展前的准备工作
第一，掌（zhǎng）握报名和（hé）筹（chóu）备（bèi）参（cān）展时间。很多国际展览会均在头一届展览会结（jié）束后就开始下一届招展（zhǎn）工作。每两年或三年、四年一（yī）度的（de）展览会则会在（zài）展前15-18个月即开（kāi）始报名。对中（zhōng）国的展商而言，由于牵涉到境外付款、签证申（shēn）请（qǐng）及（jí）展（zhǎn）品（pǐn）国际运输（shū）等复杂环（huán）节，最好能在展览会开幕前半（bàn）年时间就报名。热门展览会（huì）的（de）报（bào）名（míng）更是越早越好（hǎo）。很多（duō）专（zhuān）业展览会主办单位都会在企业（yè）报名后对展品的实（shí）物或者图册进行打分评测，不（bú）合（hé）格的企业最终不能获得展位。整个参展资格审核过程（chéng）往往就需要1-2个（gè）月时间。对于持因公护照申（shēn）请签证的国内主管（guǎn）部门审（shěn）批程序就需（xū）要近两个月，需要海运的展品通常在展会开幕前2个月就要（yào）运出，报名太（tài）晚显（xiǎn）然无法和其他展品一同运输，加大展品不能（néng）按时运抵（dǐ）展出（chū）的风险，同时办理出国手续（xù）时（shí）间紧张，存在无法（fǎ）按时离境的风险。因此出国参展（zhǎn）决（jué）不能和参（cān）加国内展览会（huì）那样提前1-2个月才报名。由于（yú）出国参展筹备工（gōng）作各个阶段的时（shí）间性（xìng）都特别强（qiáng），因此（cǐ）各（gè）位在出国参展筹备的整个过程中一定要高（gāo）度重视时间管（guǎn）理（lǐ），每一步工作都需要设置（zhì）最后完（wán）成时间（jiān），尽量（liàng）按照组（zǔ）团单（dān）位下发的业务流程明确的时间结（jié）点来完成（chéng）各项工作。
第（dì）二，合理做好参展预算。
通常来说，参加国外（wài）展览会的费用（yòng）包（bāo）括场地费用、展位搭建、展（zhǎn）品运输和人员费用四大块。此外还有报名费（fèi）、会刊（kān）登录费、其（qí）他杂费（譬如在德（dé）国，经AUMA认证的展览（lǎn）会还有每平方米0.6欧元的管理（lǐ）费（fèi），法兰克福的展览会还有每参展商416欧元的电子平（píng）台登（dēng）录费等（děng））等相对小额的开支。
一般（bān）组团（tuán）单位的报价都（dōu）是标准展位的费（fèi）用（yòng），意（yì）味着已经包（bāo）含了该展位（wèi）的场地租金、标准展（zhǎn）位的搭建和道具基本配备（桌、椅、地毯、一定量的架（jià）板、展（zhǎn）柜、射灯、司标板等（děng））以及（jí）基本照明（míng）电费、清洁费等。一般组团（tuán）单位都会对自（zì）己展区（qū）的标准展位进行统一（yī）风格（gé）的装修（xiū），例如我会一本都会采用比较明快（kuài）的色调，统（tǒng）一使用（yòng）CHINA和（hé）中国贸（mào）促会的标志突出中国（guó）馆整体形象以（yǐ）吸引观（guān）众。因（yīn）此（cǐ）对（duì）于（yú）希望节省成本而（ér）又醒目实用（yòng）的（de）参展（zhǎn）企业，选择（zé）标准（zhǔn）展位是最（zuì）好的办（bàn）法。当然展位（wèi）搭建开支取决于企业参展预算许可范（fàn）围和参展（zhǎn）的目的。在需要的情（qíng）况下也（yě）可以请专门（mén）的设计公司设计自己（jǐ）展位（wèi）形象（xiàng）并单（dān）独施工，这种特装（zhuāng）修一（yī）般成本都不（bú）菲，适合（hé）重（chóng）点展示自己（jǐ）形象和品牌的（de）大公司大（dà）展位。
随展团统一运输展品对企业来说是比较便（biàn）捷和节（jiē）省成本的方式，组（zǔ）展（zhǎn）单位报出（chū）的（de）展（zhǎn）品运输价格一般分（fèn）为海运价格（gé）（按（àn）照体积XX元/立（lì）方米）和空运价格（按照（zhào）总量（liàng）XX元（yuán）/公斤）两（liǎng）种方式（shì），包括从指定仓库集货起直至博览（lǎn）会（huì）展位的全程运（yùn）输费、仓储费、报关手（shǒu）续费等费用。参展（zhǎn）企业只需根据自己展品（pǐn）的情况依（yī）照报价提前计算展（zhǎn）品运输成本。需（xū）要注意的是因为展品（pǐn）类别和参展国别与地域的（de）不同，展览品关税的额度也有各自的（de）规定，组团单位一（yī）般都会根据（jù）当地海关的要气（qì）提前报价或做出合理的估算，并指导（dǎo）参展企业如何（hé）计算关税开支。
人员费用则（zé）是参展人员往返（fǎn）交通、境外餐饮、交通（tōng）及（jí）住宿等境外生（shēng）活开支（zhī），一（yī）般组团（tuán）单位都会详（xiáng）细（xì）列（liè）出各项费（fèi）用预算情况。
第三，选择（zé）适合的展品，安（ān）排好展品的包装，事先安排相（xiàng）关手续。
选择适（shì）合的展（zhǎn）品参展是境外参（cān）展获（huò）得成功（gōng）的重要保障。基本原则（zé）是展品必须符合展览会的主题和展出内容（róng），展品（pǐn）能体现自己最新技术成果（guǒ）和水平，展品（pǐn）符合当年和（hé）来年（nián）流行趋势，这样才能在（zài）展览（lǎn）会上适销对路（lù）吸引买家的眼球（qiú）。对（duì）于不同类别和特点（diǎn）的（de）展览（lǎn）会，展（zhǎn）品（pǐn）选（xuǎn）择上也有一（yī）定讲究（jiū），例如欧美专业性展览会，展品须成系列（liè）从而体现（xiàn）参展（zhǎn）商的专（zhuān）业水平，但不在于（yú）量多，主要通过（guò）展（zhǎn）示样品（pǐn）来获取订（dìng）单；但是对于一（yī）些发展（zhǎn）中国家的展（zhǎn）卖性（xìng）展览会，展（zhǎn）期通常都比较（jiào）长（10天左（zuǒ）右），参展商应充分考（kǎo）虑这（zhè）一状况，携带或（huò）发（fā）运足够量的适合当地买家的展（zhǎn）品（pǐn），从而（ér）避免展出头几（jǐ）天展品就被（bèi）抢购（gòu）一空的（de）局面。
展品必须适当包装（zhuāng），既要确保展（zhǎn）品运输途中的安全，又要尽（jìn）量避（bì）免报关时不必要的麻烦。例如如果（guǒ）可（kě）能尽量（liàng）不要使（shǐ）用原木（mù）材料的外（wài）包装，因（yīn）为很多国家对原（yuán）木包装都有熏蒸的规（guī）定；如（rú）果（guǒ）是食品类展品，还需要事先（xiān）做好（hǎo）必要的（de）检验检疫手续，取得相关（guān）凭证（zhèng）；对于大型超重的机械设备，还要（yào）提前通知（zhī）组团单位和（hé）运输代理以（yǐ）安排特殊的大型吊装搬运设备（bèi），确保装运（yùn）和卸载的安（ān）全（quán）。
第四，做好展位（wèi）布置设计规划，预定适合展品的（de）道具（jù）。
刚才已经提到，参展企（qǐ）业如果租用（yòng）标准（zhǔn）展位（wèi），一般都（dōu）已经包括了基本的道具（jù）配备。但是每家企业根据自己展品内容、企（qǐ）业文化、营（yíng）销理念、展出（chū）目标等的差异，也（yě）应（yīng）该事先对自己展位内（nèi）部的展（zhǎn）品（pǐn）摆放、内部装（zhuāng）饰（粘贴海报（bào）、悬挂各类（lèi）装饰物品等（děng））谈判区域等事先做好规划（huá）和（hé）设计（jì）。这就要求参（cān）展企业事先充分了解（jiě）自己展位的状况（展馆号和展位号、在展馆中的（de）具体位置和（hé）周边情况（kuàng）、展位开面情况、墙板高度、展（zhǎn）位总体色（sè）调等（děng））。通常在基本道具之外，组团（tuán）单位或施工单（dān）位会（huì）提供额外（wài）收费道具（jù）征订表供企业选择。对此参（cān）展企业（yè）应该精打细算，根据实际需求选（xuǎn）择（zé）。
第五，及时安排出（chū）国（guó）人员，做（zuò）好出国（guó）手续办理工作。
参展企（qǐ）业需尽（jìn）早确定出国展览专（zhuān）职（zhí）负责人员，通常由（yóu）一名公（gōng）司管理（lǐ）层人（rén）员加上一名（míng）业（yè）务销售（shòu）或（huò）设计技术人员构（gòu）成。提早充分了解目的地国签证手续时（shí）间和需要准备（bèi）的材（cái）料的具（jù）体规定。一定要注（zhù）意（yì）如（rú）实申报自己（jǐ）个（gè）人情况和以（yǐ）往（wǎng）出国（guó）记录情况，避免由于（yú）提（tí）供信息有误而（ér）造成拒签。在制作担（dān）保函、派遣函（hán）、证明函等正（zhèng）式（shì）函件（jiàn）时，一定要用公司正（zhèng）确的对外抬头纸（zhǐ）。过去我们就遇到过（guò）由（yóu）于抬（tái）头纸上电话已（yǐ）经更（gèng）换，使（shǐ）馆联系不到参展企业而（ér）拒签（qiān）的情况。
第六，设计（jì）自己参展宣传计划，邀（yāo）请（qǐng）已有客户，准备宣（xuān）传资料。
参展企业应自己（jǐ）设计一（yī）个（gè）参（cān）展（zhǎn）的宣传计划。事先应将自己的参（cān）展信息通知（zhī）当地已有的（de）客（kè）户，邀（yāo）请他（tā）们前来参观。同时企业应（yīng）事先准备好翻译好的带（dài）有（yǒu）当地语（yǔ）言的或至（zhì）少是英语的（de）宣传图册、最新产（chǎn）品的图片和介绍、新闻宣传（chuán）稿（gǎo）、带（dài）有商标（biāo）或（huò）logo的现场促销用小礼品等宣传（chuán）用品，以便现场（chǎng）接（jiē）待观（guān）众（zhòng）和新闻记者到访。
三、做好展会现场（chǎng）需加以（yǐ）注意的事项
针对展览（lǎn）会现场发（fā）现的各类对（duì）参展产生负面影响的问（wèn）题，贸促会（huì）展览部都做了（le）认（rèn）真总结（jié），编写成下面（miàn）的表（biǎo）格，随参（cān）展确认文（wén）件一同发放（fàng），作为对参展企业的指导。
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